Informatie omtrent jaarverantwoording

Waarom regelen jullie het niet als overheid?
Er zijn verschillende redenen waarom de overheid zich niet bemoeit met de wijze van aanleveren:

• Verantwoordelijkheid en standaarden

  We volgen de internationale en nationale ontwikkelingen en standaarden op het gebied van jaarverslaggeving. De opsteller van het jaarverslag is zelf volledig verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en complete aanlevering of deponering ervan.

• Digitale aanlevering in iXBRL

  Beursgenoteerde bedrijven en sinds dit jaar ook een groot deel van de grote ondernemingen en woningcorporaties leveren hun jaarverslag al digitaal aan bij de KvK, in het iXBRL-formaat. Ook onderwijsinstellingen worden verplicht om hun jaarverslag op deze wijze aan te leveren. Voor onderwijsbesturen gebeurt dit bij DUO.

• Vrijheid van onderwijs en keuzevrijheid

  Vanwege de vrijheid van onderwijs, zoals vastgelegd in de Grondwet en de onderwijswetten, hebben besturen een grote mate van vrijheid in de wijze waarop zij hun organisatie, administratie en jaarverslaggeving inrichten. Deze vrijheid geldt ook voor de keuze van software die het bestuur ondersteunt bij het opstellen en aanleveren van het jaarverslag.

• Geen standaardsoftware van DUO

  De inrichting van de administratie en de keuzes bij het opstellen van het jaarverslag bepalen welke software het bestuur het beste kan ondersteunen. Door de keuzevrijheid en de daarbij horende regelruimte kan DUO geen standaardsoftware oplossing bieden die voor alle onderwijsbesturen geschikt is.

Is er een template van de onderwerpen die in het bestuursverslag moeten worden opgenomen?
OCW heeft artikel 3a aan de Regeling Jaarverslag Onderwijs (RJO) toegevoegd, waardoor het voor een onderwijsinstelling, onder bepaalde voorwaarden en minimale vereisten, mogelijk is om een compact bestuursverslag op te stellen. Daarnaast zijn er verschillende templates beschikbaar van diverse partijen binnen de onderwijssector, zoals de PO- en VO-Raad, Van Ree accountants, Groenendijk, VGS, en anderen.

Als je deelneemt aan het proefjaar moet je dan alle stappen doorlopen inclusief handtekening bestuurders en controle accountant? Of kan je een deel testen?

U kunt uw jaarverslag 2025, dat u ingeleverd heeft voor 1 juli, omzetten naar iXBRL formaat en samen met de verplichte documenten in het Report Package aanleveren. De documenten van de accountant kunt u hiervoor hergebruiken, die hoeven niet opnieuw te worden opgesteld. Aanleveren in iXBRL gebeurt in een aparte testomgeving en is volkomen veilig. U overschrijft niet de aanlevering 2025.

Wordt er gewerkt aan één overkoepelende template?
Er wordt onderzocht of er één overkoepelende template ontwikkeld kan worden, zodat er meer uniformiteit komt in de manier van rapporteren binnen het onderwijs.

Hoe zit het met de kwalitatieve data en het bestuursverslag?
Verplichte en optionele kwalitatieve data, zoals benoemd in de OCW-taxonomie, kunnen worden getagd of gemarkeerd, net zoals kwantitatieve data.

Hoe verkoop ik iXBRL aan mijn bestuur?
Het gebruik van iXBRL wordt verplicht, waarschijnlijk vanaf kalenderjaar 2028. Het is verstandig om ruim voor dat jaar al te starten met de omschakeling naar iXBRL, zodat bestuur en medewerkers goed voorbereid zijn.

Ik werk met Word en Excel. Kan ik dan niets met iXBRL?
Dat kan wel. Gegevens in Word en Excel vormen vaak de basis voor de jaarrekening en het bestuursverslag. Deze gegevens kunnen worden ingelezen in rapportagesoftware, waarmee het jaarverslag kan worden opgesteld en opgemaakt. Bij gebruik van een conversie-service kan het jaarverslag in Word, met tabellen uit Excel, worden omgezet naar een PDF en vervolgens naar iXBRL.

Waarom wachten we niet op AI in plaats van nu iXBRL in te voeren?
Huidige gegevens in XBRL zijn niet voorzien van digital assurance door de accountant. Met iXBRL is deze digital assurance wel gegarandeerd. AI biedt op dit moment geen oplossing voor deze verificatie.

Kan beleidsinformatie ook worden meegenomen in iXBRL?
OCW werkt samen met het programma Samen Verantwoorden aan mogelijkheden om beleidsinformatie te integreren in de jaarverantwoording. Dit kan bijvoorbeeld in het bestuursverslag, of mogelijk op een andere manier.

Hoe zit het met het bestuursverslag, aangezien dit geen vast format heeft?
Het bestuursverslag biedt ruimte voor maatwerk. Er is flexibiliteit in opmaak en inhoud. Onder bepaalde voorwaarden of minimale vereisten kan gekozen worden voor een compact bestuursverslag.

Is het mogelijk om het jaarverslag nog steeds te printen?
Ja, het jaarverslag kan nog steeds geprint worden. Daarnaast zijn er diverse digitale mogelijkheden, van eenvoudige basisrapportages tot uitgebreidere opmaakopties, afhankelijk van de wensen van de instelling.

Tijdsinvestering en kosten
De tijdsinvestering in het proefjaar is afhankelijk van de gekozen oplossing, de huidige werkwijze en de gewenste toekomstige werkwijze; met name in het eerste jaar moeten onderwijsinstellingen rekening houden met extra inspanning voor inrichting, tagging en afstemming met de accountant, waarbij het tagging-proces relatief meer aandacht vraagt. In de daaropvolgende jaren hoeven doorgaans alleen eventuele wijzigingen in de OCW-taxonomie te worden doorgevoerd, wat naar verwachting in beperkte mate voorkomt. De ervaring tot nu toe leert bovendien dat er vooraf vaak tegen het taggen wordt opgezien, maar dat de inspanning in de praktijk meestal meevalt.
Er is geen aparte compensatie voor software- en accountantskosten buiten de standaard jaarlijkse bekostiging, maar daar staat tegenover dat de handmatige invoer in het XBRL-onderwijsportaal vervalt, wat tijd en werk bespaart. Afhankelijk van de gekozen oplossing kan de nieuwe werkwijze bovendien leiden tot verbetering en optimalisatie van bedrijfsprocessen; de ervaringen hiermee zijn tot nu toe zeer positief.

Jaarverslag in iXBRL ook bruikbaar voor maatschappelijke verkeer
Het jaarverslag dat in iXBRL wordt opgesteld is zowel voor mensen als voor machines leesbaar en voldoet daarmee aan de formele verantwoordingsvereisten; voor het maatschappelijk verkeer kunnen instellingen het iXBRL-bestand beschikbaar stellen als een leesbare weergave, terwijl het – afhankelijk van de gekozen oplossing – vaak ook mogelijk is om vanuit dit iXBRL-jaarverslag andere formaten te genereren, zoals een HTML-weergave op een website of een PDF.