Informatie omtrent software

Wat is het verschil tussen financiële software en rapportagesoftware?
Financiële software wordt gebruikt om de financiële administratie in te voeren. Voorbeelden hiervan zijn software van AFAS en Exact.
Rapportagesoftware wordt gebruikt om rapportages te maken op basis van informatie die afkomstig is uit financiële, personeels- en leerlingensoftware. Vaak heeft rapportagesoftware koppelingen (interfaces) met andere software om informatie op te halen. Het wordt vaak gebruikt om een jaarrekening op te stellen, maar kan ook voor andere rapportages dienen. In de meest eenvoudige vorm kan MS Excel ook als rapportagesoftware worden gebruikt.

Wat moet ik doen met mijn boekhoudpakket?
Het boekhoudpakket is bedoeld om de administratie te voeren en de gegevens te leveren die nodig zijn voor de jaarrekening. De meeste boekhoudpakketten (zoals AFAS of Exact) kunnen de gegevens via een interface aanleveren, vaak in Excel-formaat. Rapportagesoftware kan deze gegevens vervolgens inladen en gebruiken voor rapportages.

Als ik wil overstappen naar een nieuwe rapportagemethode, moeten we dan de lijst met beschikbare opties raadplegen?
Ja, er is een overzicht van softwareleveranciers die door Samen Verantwoorden is samengesteld. Dit overzicht is beschikbaar op het platform. De lijst groeit, maar is nog niet compleet. Er wordt onderscheid gemaakt tussen leveranciers die de OCW-taxonomie al ondersteunen en leveranciers die dit in de toekomst gaan doen.

Brengt een nieuwe rapportagemethode extra kosten met zich mee?
Ja, nieuwe rapportagemethoden kunnen extra kosten met zich meebrengen, vooral als er nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd. Vaak vragen leveranciers hogere prijzen voor nieuwe functionaliteiten, maar er kan ook bespaard worden door het administratieve proces efficiënter in te richten.

Wat als de softwareleveranciers nu al bijna de hoofdprijs vragen?
Er is voldoende concurrentie op de markt, en sommige leveranciers zijn ook bezig om toe te treden. De concurrentie zorgt ervoor dat de prijzen op een acceptabel niveau blijven, wat de kosten beheersbaar maakt.

Wat zijn de kosten van een boekhoudpakket?
De kosten van een boekhoudpakket variëren afhankelijk van de functionaliteiten die het pakket biedt. Pakketten met meer opties zijn doorgaans duurder.

Kan de softwareleverancier onbedoeld meer verantwoording eisen dan gewenst?
Nee, de vereiste verantwoording wordt bepaald door OCW in de OCW-taxonomie. Softwareleveranciers moeten deze taxonomie gebruiken, anders zal de aangeleverde verantwoording niet door de controles van OCW/DUO komen.

Hoe wordt geborgd dat wijzigingen in wetgeving elk jaar worden meegenomen in de software?
De softwareleverancier is verantwoordelijk voor het aanpassen van hun systeem aan wijzigingen in wet- en regelgeving. Dit wordt gerealiseerd door gebruik te maken van de actuele OCW-taxonomie.

Moet ik kiezen voor een koppeling met een bestaand systeem (bijv. AFAS) of een nieuw boekhoudpakket?
Alle rapportagesoftwareleveranciers kunnen koppelen met Excel/Word. De meeste leveranciers bieden echter ook andere soorten koppelingen aan. Een overzicht van de beschikbare koppelingen vind je in het softwareleveranciers-overzicht.

Hoe oefen je in het proefjaar? Moet je met één leverancier werken?
In het proefjaar kun je oefenen met de oplossing die het beste bij jouw situatie past. Om je te helpen de juiste keuze te maken, is er een stappenplan ontwikkeld.

Worden kleinere onderwijsinstellingen ook meer gefaciliteerd in dit proces?
Ja, er komen ook oplossingen voor kleinere onderwijsinstellingen. Dit kunnen eenvoudige oplossingen zijn, zoals een Excel-template of een conversie-service die jaarstukken automatisch omzet naar iXBRL. Deze eenvoudige oplossingen werken goed voor kleinere instellingen.